Tuilage institutionnel

Transition logicielle : continuité réelle et procédures visibles

Dans l’institut, toute évolution logicielle suit un processus de transition tuilée. Dès l’annonce du remplacement d’un outil, le Service Tuilage déclenche un plan formel : calendrier public, période de coexistence, plan de secours et liste des cas sensibles.

Un environnement de pré-production est ouvert pendant plusieurs semaines à un échantillon d’usagers (chercheurs, doctorants, personnels administratifs) afin d’identifier les incompatibilités avant la bascule.

Un document explicit décrit les flux, les traductions entre anciens et nouveaux outils, les tâches temporairement dupliquées et les responsabilités associées.

Pendant deux mois, les deux systèmes coexistent. En cas de difficulté, un retour temporaire vers l’ancien outil reste possible. Aucune mission, aucun remboursement, aucun dossier n’est bloqué.

La transition ne repose pas sur la bonne volonté et l'adaptation individuelle, mais sur des mécanismes reproductibles, visibles et assumés institutionnellement.

Arrivée d’un nouveau doctorant : un parcours balisé

Lorsque Léonie arrive dans l’institut, la procédure d’onboarding est déclenchée automatiquement. Deux rôles complémentaires sont activés.

Le Référent Tuilage coordonne les aspects organisationnels : accès, comptes, badge, kit d’accueil, test de bord et synchronisation des services.

Le Compagnon de tuilage, une doctorante arrivée l’année précédente, accompagne Léonie dans les pratiques concrètes : Pendant quatre à six semaines, elle accompagne Léonie dans les aspects concrets du travail quotidien: pratiques d'équipe, outils internes, conventions implicites, routines, circulation de l'information, résolution des petites difficultés.

Le jour de l’arrivée, tout est opérationnel: le référent tuilage accueille la doctorante, lui remet le kit, l’accompagne au bureau, vérifie l’accès physique et numérique, puis procède à un ``test de bord'': connexion au Wi-Fi, accès au serveur, vérification du compte institutionnel. Puis le référent présente le nouvel arrivant à son compagnon de tuilage lors d'un court rendez-vous d'accueil. Le compagnon propose ensuite un suivi régulier (rencontres hebdomadaires, échanges informels), et remonte les éventuelles difficultés au Référent Tuilage. Enfin, une réunion courte avec l’encadrant clarifie les premières tâches. Les difficultés éventuelles sont remontées et traitées rapidement.

L’arrivée ne dépend ni du hasard ni de la débrouille individuelle, mais d’un processus stabilisé, humainement soutenu.

Départ d’un personnel : continuité documentaire et transfert fluide

Trois semaines avant le départ de Thomas, ingénieur de recherche, la procédure d’offboarding est activée. Elle commence par un inventaire précis des tâches, dépendances et documents critiques.

Une réunion de passation formelle permet le transfert des procédures, leur normalisation et leur archivage dans l’espace documentaire commun.

Un audit final des accès est réalisé, avec une désactivation progressive et un délai de grâce contrôlé. Une dernière réunion identifie les points sensibles ou atypiques.

Au départ effectif de Thomas, chaque responsabilité a un propriétaire identifié. Aucune information ne disparaît, aucune mission ne se trouve orpheline.